Membuat dan Mengelola Dokumen Menggunakan Microsoft Word

Pengertian Dokumen adalah merupakan satu unit informasi tunggal yang pada umumnya berisi teks, namun bisa juga mengandung objek lain seperti gambar, grafik atau objek lainnya. Berdasarkan bentuknya, dokumen dapat kita bedakan menjadi dua, yaitu hardcopy dan softcopy. Hardcopy adalah merupakan suatu dokumen dalam bentuk hasil cetakan, sedangkan pengertian softcopy merupakan dokumen yang tidak bisa dilihat oleh manusia secara langsung tanpa menggunakan alat bantu, misalnya antara lain file dokumen dalam media penyimpanan (harddisk, flash disk, CD atau DVD).

Bentuk Dokumen dalam softcopy, baru dapat kita lihat apabila kita menggunakan alat bantu komputer atau perangkat elektronik pembaca dokumen lainnya seperti smartphone. Ketika menjalankan Microsoft Office, sebuah dokumen kosong secara otomatis akan dibuat. Anda juga dapat membuat dokumen jika aplikasi Microsoft Office sudah dijalankan.

Cara Membuat Dokumen Baru

1. Klik tombol Office Button kemudian pilih menu New, yang kemudian akan muncul kotak dialog New Document.
2. Pada kotak pilihan Templates pilih Blank and recent. Pilih Blank document kemudian klik tombol Create.

Gambar 1 Kotak Dialog Dokumen Microsoft Word

3. Kalian juga dapat membuat dokumen yang siap pakai dalam bentuk template, atau disebut dokumen yang sudah diberi format khusus. Pilih Installed Templates pada kotak pilihan Templates. Klik salah satu template dari daftar pilihan yang disediakan oleh Microsoft Office.

Gambar 2 Daftar Pilihan Template microsoft word

4. Pada panel di sebelah kanan pilih apakah template akan dibuat sebagai dokumen biasa (Document) atau template (Template). Jika sudah, klik tombol Create

5. Apabila komputer Anda terhubung dengan internet, Anda dapat menggunakan template yang telah disediakan situs Microsoft Office Online. Template telah dikelompokkan berdasarkan beberapa kategori tertentu sehingga mempermudah kalian dalam memilih template sesuai yang dinginkan. Setelah template dipilih, klik tombol Donwload. Proses download template kemudian akan berjalan

Cara Membuka Dokumen

Dokumen yang sudah disimpan dapat Anda buka kembali melalui kotak dialog Open atau melalui Windows Explorer. Berikut langkah-langkah untuk membuka dokumen melalui kotak dialog

Open :

1. Tekan kombinasi tombol Ctrl+O atau klik tombol Office Button kemudian pilih menu Open. Muncul kotak dialog Open.
2. Pilih dokumen yang akan dibuka. Untuk membuka beberapa file sekaligus tekan dan tahan tombol Ctrl kemudian pilih file menggunakan mouse. Jika sudah, klik tombol Open.
3. Microsoft Word juga menyediakan pilihan lain untuk membuka dokumen dengan cara klik drop down tombol Open. 

• Open. Jika Anda memilih opsi ini, dokumen akan dibuka seperti pada umumnya. Anda dapat melakukan pengeditan dan menyimpan dengan nama dokumen yang sama.
• Open Read-Only. Dokumen yang dibuka dengan pilihan ini hanya dapat dibaca. Jika Anda melakukan proses editing, hasilnya harus disimpan dengan nama lain.
• Open as Copy. Jika opsi ini yang dipilih, Word secara otomatis akan menyalin dokumen yang Anda pilih kemudian membuka dokumen hasil salinan.
• Open in Browser. Jika opsi ini yang dipilih, file akan dibuka menggunakan program web browser default seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox.
• Open with Transform. Opsi ini digunakan untuk mentransformasi dokumen dengan format file XML.
• Open and Repair. Opsi ini dapat Anda pilih untuk memperbaiki dokumen yang rusak karena berbagai sebab, misalnya kerusakan akibat listrik yang tiba-tiba padam. Walaupun kemungkinan memperbaiki dokumen yang rusak sangat kecil, namun tidak ada salahnya jika Anda mencoba menggunakan fitur ini.

4. Untuk membuka dokumen Word melalui Windows Explorer, klik ganda file dokumen yang akan dibuka.

Cara Menyimpan Dokumen

Supaya dokumen dapat digunakan kembali di waktu kemudian hari, dokumen tersebut harus anda simpan. Anda dapat menyimpan dokumen pada berbagai media penyimpanan seperti hard disk

atau USB flash disk. 

1. Penyimpanan dokumen baru yang belum pernah disimpan sebelumnya dilakukan melalui kotak dialog Save As. Pilih salah satu cara sebagai berikut :

• Klik tombol Office Button kemudian pilih menu Save.
• Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar.
• Tekan kombinasi tombol Shift+F12 pada keyboard.
• Tekan kombinasi tombol Ctrl+S pada keyboard.

2. Pilih folder penyimpanan dokumen. Folder yang dipilih untuk menyimpan dokumen ditampilkan pada kotak pilihan Save in :

3. Ketikkan nama file pada kotak isian File name:. Nama file maksimal terdiri atas 255 karakter, termasuk spasi. Anda tidak diperbolehkan menggunakan simbol tanda tanya (?), tanda lebih besar (>), tanda lebih kecil (<), slash (\), asterisk (*), titik dua (:), tanda petik (“) atau vertikal bar (|),

4. Pilih format file pada kotak pilihan Save as type:. Klik tombol Save. Jika dalam folder yang digunakan untuk menyimpan dokumen sudah ada nama file yang sama, muncul kotak

dialog. 

• Pilih opsi Replace existing file jika Anda tetap ingin menyimpan dokumen dengan nama file tersebut. Dokumen yang lama akan ditimpa (dihapus) dan diganti dengan dokumen yang baru Anda simpan. Anda perlu berhati-hati ketika menggunakan pilihan ini, karena dokumen yang sudah ditimpa tidak dapat dikembalikan lagi.
• Untuk menyimpan dokumen dengan nama lain, pilih opsi Save changes with different name. Muncul kembali kotak  dialog Save As. Simpan dokumen dengan nama lain yang Anda inginkan.

Apabila ada perubahan dokumen karena proses editing, perubahan tersebut dapat disimpan dengan salah satu pilihan cara seperti pada langkah 1. Proses penyimpanan dokumen selanjutnya tidak akan menampilkan kotak dialog Save As karena dokumen sudah pernah disimpan sebelumnya (diberi nama). Untuk menyimpan dokumen dengan nama file lain, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Klik tombol Office Button kemudian pilih menu Save As. Muncul kotak dialog Save As. Kotak dialog Save As juga dapa ditampilkan menggunakan tombol F12 pada keyboard.
2. Pilih folder penyimpanan dokumen. Ketikkan nama file baru pada kotak isian File name:.
3. Pilih tipe dokumen pada kotak pilihan Save as type:. Jika sudah, klik tombol Save.

Cara Menutup Dokumen

Dokumen yang sudah selesai digunakan sebaiknya ditutup untu menghindari berbagai kemungkinan kejadian yang tidak diinginkan, misalnya teks atau objek dalam dokumen terhapus secara tidak disengaja. Untuk menutup dokumen, pilih salah satu cara sebagai berikut :

• Klik tombol Office Button kemudian pilih menu Close.
• Tekan kombinasi tombol Ctrl+W pada keyboard.
• Klik ikon Close yang terdapat dalam Title Bar. Jika dokumen yang terbuka hanya satu, langkah tersebut secara otomatis akan menjalankan perintah untuk keluar dari program Word.
• Jika dokumen sudah mengalami perubahan karena proses editing
• dan belum disimpan, muncul kotak pesan peringatan.

Demikian cara membuat dan mengelola dokumen menggunakan microsoft word yang bisa kalian pelajari secara mendasar. Banyaka tutorial Word bisa kunjungi (Lekemede.com)