Tugas Pokok dan Fungsi Pegawai Administrasi Perkantoran

Sebagai pegawai administrasi perkantoran, tentunya mempunyai tugas pokok yang fungsinya untuk menjalankan roda perusahaan secara tertulis dan sistematis. Pengertian manajemen administrasi dalam sebuah perusahaan merupakan bagian dari sistem manajemen yang akan memberikan laporan administrasi agar pelaksanaan kegiatan berjalan secara efektif dan memiliki fungsi lainnya yang dampaknya akan memberi kelancaran pada bidang lainnya.

Fungsi sistem adminitrasi perkantoran bisa dikatakan sama pada umumnya dengan sistem manajemen yang digunakan pada organisasi yang memiliki tujuan sama seperti yang telah dijelaskan diatas diawal paragraf artikel ini.

Bagi seorang pekerja administrasi perkantoran mempunyai tugas dan menciptakan berbagai fungsi yang sangat luas. Menyeimbangkan keuangan perusahaan adalah salah satu tugas dari seorang administrasi sebagai penanggungjawab agar semua sistem manajemen berfungsi sesuai kebijakan yang diberikan oleh perusahaan maupun organisasi sesuai visi misinya. Tugas pokok apa saja yang menjadi tanggung jawab seorang pegawai administrasi keuangan ? Berikut ulasannya :

• Melakukan inspeksi untuk mengawasi para pegawai staff agar dapat memastikan produktivitas dan struktur administrasi berjalan dengan semestinya dengan kecermatan yang dimiliki oleh seorang petugas administrasi.

• Melakukan interview terhadap karyawan yang mempunyai keahlian khusus sebagai kandidat untuk memastikan sistem standar operasional berjalan sesuai anggaran rumah tangga perusahaan.  

• Melatih calon karyawan baru dengan memberikan masukan dan melakukan pelatihan serta memberikan kreatifitas sebagai bentuk tanggungjawab dari seorang pegawai adminitrasi perkantoran.

• Mengelola serta mengatur keuangan untuk perusahaan seperti sistem penggajian sesuai aturan yang telah dibuat seperti mengenai waktu tenggat pembayaran agar lebih akurat.

• Melakukan audit atau evaluasi terhadap kinerja para staff perusahaan dibawah pengawasan petugas administrasi. Hal ini dilakukan untuk memberikan apresiasi kepada karyawan yang mempunyai kinerja baik untuk mendapatkan promosi atau kenaikan gaji.

• Melibatkan diri secara langsung untuk merevisi anggaran dasar rumah tangga perusahaan (ADRT) tahunan, serta terlibat langsung dengan perencanaan dan pengelolaan dari berbagai kegiatan/pekerjaan.

• Mempertahankan hubungan baik dengan para pegawai lainnya sebagai bentuk komunikasi yang dimiliki oleh seorang administrasi. Kerjasama yang baik antar pegawai akan mempunyai efektivitas untuk mempertahankan perusahaan maupun organisasi.

• Memiliki kemampuan bekerja sendiri, atau dalam tekanan maupun bekerja secara tim adalah suatu hal yang wajib dimiliki oleh pegawai administrasi.

• Selain itu seorang petugas administrasi harus mempunyai jenjang pendidikan yang tinggi, mengerti undang-undang ketenaga kerjaan, menguasai komputer, serta mempunyai komunikasi yang baik untuk menjalin hubungan dengan perusahaan maupun karyawannya.

Tugas dan Fungsi Bidang Administrasi Perkantoran

Mempunyai komunikasi yang baik adalah salah satu syarat atau tugas seorang pegawai administrasi perkantoran yang memiliki fungsi untuk menjalin hubungan yang baik antar perusahaan dan karyawan didalamnya. Selain komunikasi juga mempunyai kemampuan dalam menulis, kedua hal tersebut harus anda kuasai karena keduanya mempunyai peran yang sangat vital.

Seringnya berinteraksi dengan orang-orang penting maka pegawai administrasi ini dianggap sebagai salah satu bentuk atau posisi yang menentukan sebuah keberhasilan dalam perusahaan.

Karena seringnya menjawab telepon dari klien, maka anda dituntut untuk memiliki bahasa komunikasi yang ramah dan menyenangkan para klien atau pelanggan. Anda bisa mendengarkan pendapat dan keluhan mereka serta menghubungkan dengan orang-orang yang ahli dibidangnya pada suatu perusahaan.

Membuat daftar alamat atau ponsel klien akan membantu anda jika ada yang menanyakan tentang hal tersebut. Membuat jadwal sehari-hari yang diberikan oleh sekretaris atasan anda, dan anda dituntut harus pintar menjawab klien bos anda ketika dimana bos anda sedang keluar, sibuk atau tidak mau menerima teleponnya dikarenakan atasan anda sedang tidak mau diganggu.

Mengatur janji sebagai penghubung antar si pembuat janji dengan klien yang akan membuat pertemuan. Anda harus pintar berkomunikasi dengan ramah ketika ada pembatalan janji dikarenakan ada halangan tertentu.

Anda juga harus siap menjadi sekertaris seperti menyiapkan kebutuhan atasan anda seperti menu makan siang atau ketika akan melakukan perjalanan anda harus menyiapkan tiketnya.

“Kekuatan bukan berasal dari sebuah kemenangan. Perjuangan adalah yang telah melahirkan kekuatan. Ketika saat menghadapi kesulitan dan tak menyerah, itulah kekuatan.”

Karena anda adalah bagian dari perusahaan maka anda memiliki tanggungjawab untuk menyampaikan informasi krusial yang akan berdampak kepada perusahaan kepada atasan anda maupun bidang pencegahan yang dimiliki oleh perusahaan anda.

Selain komunikasi anda harus memiliki keahlian menggunakan komputer dan pintar dalam menggunakan mesin fax, membalas email ataupun surat. Hal selanjutnya buatlah catatan harian yang sifatnya berguna dan kemungkinan suatu saat akan diperlukan. Bagikan artikel ini..Semoga Bermanfaat.